Die Kommunikation mit Geschäftspartnern und potenziellen Kunden gehört in jedem Unternehmen zu den wichtigsten Aktivitäten. Um einen seriösen und guten Eindruck bei diesen zu hinterlassen, ist die professionelle Gestaltung der Unterlagen unerlässlich. Nicht zuletzt wirkt sich das Layout der Geschäftspapiere auf das persönliche Marketing aus. Mit einem individuellen Design repräsentieren Anwender ihr Unternehmen und schaffen Wiedererkennungswert. Die Gestaltung der Geschäftspapiere gehört für viele Start-ups zu den ersten Aufgaben bei der Gründung.
Den größten Wert legen Neugründer auf ein einheitliches und ansprechendes Corporate Design. Das bedeutet, dass das Briefpapier, die Visitenkarten, Flyer, Mappen und Blöcke einen professionellen sowie bleibenden Eindruck beim Kunden hinterlassen. Unternehmen signalisieren mit diesen Geschäftsunterlagen Seriosität, Stabilität, Qualität und weitere Werte.
Was Start-ups beim Erstellen der Geschäftspapiere beachten
Die Kommunikation spielt bei Selbstständigen eine wesentliche Rolle. Dabei sind nicht nur persönliche Gespräche, E-Mails und Werbeanzeigen ein Aushängeschild der Firmen. Für eine professionelle Kommunikation spielen hochwertig gestaltete Geschäftspapiere- oder Unterlagen eine herausragende Rolle. Beim ersten Treffen mit dem Kunden signalisiert eine schön gestaltete Visitenkarte Professionalität. Damit geben Nutzer ihrer potenziellen Kundschaft ihre Kontaktdaten auf den Weg. Das Design und das Logo der Karte bleiben bei einer guten Visitenkarte im Gedächtnis.
Das Briefpapier gehört zu den wichtigsten Unterlagen im Rahmen des Kundenkontakts. Damit erstellen Unternehmen Angebote, Anschreiben und Rechnungen. Spezielle Vorschriften gibt es für deren Gestaltung nicht. In jedem Fall ist es nicht ratsam, diese selbst zu designen und das Aussehen ständig zu verändern. Das wirkt nicht professionell. Die Geschäftspapiere vermitteln einen ersten Eindruck. Zudem dienen sie als Werbe- und Kommunikationsmittel.
Corporate Design für die Geschäftsunterlagen
Unter Corporate Identity versteht der Fachmann die gesamte äußere Wahrnehmung eines Unternehmens. Corporate Design beschreibt die visuelle Erscheinung. In diesen Bereich fallen die Geschäftsunterlagen und Papiere. Zu Beginn steht das Design eines aussagekräftigen, individuellen Logos. Dieses findet sich auf allen Unterlagen, die eine dazu passende einheitliche Gestaltung aufweisen. Start-ups legen auf dieses Corporate Design viel Wert, da sie damit einen professionellen und konstanten Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen.
Ansprechendes Design vom Profi
Ob der Nutzer das Logo und die Geschäftsunterlagen selbst erstellt oder dazu professionelle Hilfe in Anspruch nimmt, bleibt ihm überlassen. Besitzen Unternehmen das Wissen und die Fähigkeiten sowie Programme zu Selbstgestaltung, spricht nichts dagegen, die Unterlagen selbst anzufertigen. Firmen beachten die Wahl einer professionellen Druckerei für die Umsetzung auf Papier. Im Internet gibt es zahlreiche Angebote für den Druck von Visitenkarten. Sie sind in der Regel günstig in der Anschaffung. Diese Offerten sind nicht auf die individuellen Anforderungen der Betriebe zugeschnitten und sehen nicht professionell aus. Im schlimmsten Fall schaden sie dem Ansehen eines Unternehmens. Designer und Grafiker bieten die besten Lösungen für den Firmenauftritt. Es ist empfehlenswert, sich für die Gestaltung und den Druck der Unterlagen an Experten zu wenden.
Diese bieten Unternehmen professionell gestaltete Briefbogen und Geschäftspapiere. Zur Auswahl stehen einfache oder hochwertige Papiere, verschiedene Druckfarben, Wasserzeichen und passende Prägestempel.
Die gängigsten Geschäftspapiere im Überblick
Im Folgenden erhalten Leser eine kurze Übersicht über die wichtigsten Geschäftspapiere und darüber, was sie bei diesen speziell beachten.
Visitenkarten für den ersten Eindruck
Zu den verbreiteten Geschäftspapieren zählen die Visitenkarten. Unternehmen vermitteln mit ihnen einen ersten Eindruck bei persönlichen Terminen mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Für einen professionellen Auftritt überlassen Nutzer das Design der Visitenkarte dem Profi. Inspirationen finden diese im Internet. Tolle Anregungen bietet die Seite der Internetdruckerei Saxoprint . 333 kreative und inspirierende Visitenkarten bietet Print24.com.
Ob für den Selbstständigen eine Visitenkarte nützlich ist, entscheiden diese nach Angebot. Arbeiten Unternehmen ausschließlich im Netz und treten weniger in persönlichen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern, lohnt sich der Druck von Visitenkarten weniger.
Briefpapier als Aushängeschild schriftlicher Kommunikation
Jedes Unternehmen benötigt ein passendes Briefpapier. Rechnungen und Angebote nehmen viele Geschäftspartner und Kunden ausschließlich in schriftlicher Form an. Vor allem kleine, mittelständige Betriebe arbeiten trotz E-Mail weiterhin mit der postalischen Überlieferung wichtiger Geschäftspost. In diesem Fall bietet sich eine professionelle Gestaltung des Papiers an.
Eine entscheidende Rolle spielt die Wahl des passenden Papiers. Wählen Firmen Recyclingpapier, vermittelt das dem Gegenüber gewisse Werte. Im Gegensatz zu herkömmlichem Papier ist die ökologischere Version weniger hell. Viele Empfänger empfinden das als angenehm. Zudem verweist es auf das verantwortungsbewusste Konsumverhalten des Absenders. Recyclingpapier online kaufen ist die bequemste Art, um einen Eindruck des Papiers zu bekommen.
Das Firmenschild für Kundenbesuche
Betriebe benötigen ein Firmenschild, wenn sie Kunden empfangen. Kommunizieren Selbstständige überwiegend online oder vertreten ihr Unternehmen außerhalb, ist dieses nachrangig. Ein professionelles Firmenschild ist unerlässlich für den Empfang von Laufkundschaft und bei Terminen im Büro. In der Regel trägt es dasselbe Logo wie die Firmenunterlagen.
Werbemittel zur Kundengewinnung
Das Corporate Design schlägt sich ebenso in der Gestaltung der Werbemittel nieder. Plakate, Zeitungsanzeigen und Flyer stimmt der Profi aufeinander an, um das Unternehmen unverkennbar zu repräsentieren. Dasselbe gilt für die Homepage des Betriebes und weitere Social-Media-Plattformen. Zu den Geschäftspapieren gehört die Webseite dazu. Zwar ist sie nur online verfügbar, gibt jedoch schwarz auf weiß das Erscheinungsbild der Firma wieder. Wichtig ist die Anpassung der Seite an das Corporate Design und die Corporate Identity. Viele Firmen generieren ihre potenziellen Kunden heute über das Internet. Daher gilt für die Webseite und die Social-Media-Präsenzen die Erstellung und Pflege durch professionelle Unternehmen. Tatsächlich vermitteln diese Plattformen heute – noch vor den eigentlichen gedruckten Geschäftspapieren, den ersten Eindruck.
Fazit zur Nutzung von Geschäftspapieren
In den letzten Jahren entstanden vermehrt Firmen, die hauptsächlich über das Internet agieren und im Wesentlichen keinen Schriftverkehr auf Papier ausführen. In diesen Fällen benötigen sie nicht unbedingt Visitenkarten und gedruckte Rechnungen. Dennoch bietet sich ein professionelles Layout der Geschäftsunterlagen an. Dieses nutzen sie als Vorlage zum Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Anschreiben. Eine Onlinerechnung weist in der Regel ein Corporate Design auf, mithilfe dessen Kunden die Firma identifizieren. Kleine Unternehmen bestehen heute weiterhin auf eine gedruckte Rechnung, die Geschäftspartner postalisch übermitteln. In diesem Fall lohnt es sich, zumindest einen Stapel gedruckter Geschäftspapiere und Briefbögen bereitzuhalten.
Von Vorteil ist ebenso der Druck von professionellen Visitenkarten. Arbeiten Unternehmen ausschließlich im Internet sind diese nachrangig. Für Messen, persönliche Termine oder spontane Kundenkontakte bietet sie sich in jedem Fall an. Bei allen Produkten gilt es, Wert auf die professionelle Umsetzung zu legen. Online-Druckereien bieten zudem günstige Preise für den Druck kleiner Mengen. Regionale Druckereien offerieren darüber hinaus hochwertigere Materialien und abweichende Formen für Visitenkarten und Ähnlichem.
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